Política de tratamiento de datos personales

REA SOLAR COLOMBIA S.A.S.

NIT 901.002.831-1

Versión 1.0 — Vigente desde el 5 de octubre de 2026

REA SOLAR COLOMBIA S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento, y en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, adopta la siguiente Política de Tratamiento de la Información Personal, de obligatorio cumplimiento para la Compañía, sus administradores, trabajadores, contratistas y Encargados.

CAPÍTULO I — DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

a) Razón social: REA SOLAR COLOMBIA S.A.S.

b) NIT: 901.002.831-1

c) Domicilio: Villamaría, Caldas, Colombia

d) Dirección: Parque Centro, Bodega 5C, Km 4 Vía Panamericana, Villamaría (Caldas), Colombia

e) Teléfono: +57 311 764 6359

f) Correo electrónico: comercial@reasolar.com.co

g) Sitio web: www.reasolar.com.co

h) Dependencia responsable de la atención de consultas y reclamos: Oficial de Protección de Datos Personales.

ARTÍCULO 2. OBJETO. La presente Política tiene por objeto garantizar el derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que de ellas se haya recogido en las bases de datos de REA SOLAR COLOMBIA S.A.S., y establecer los criterios, finalidades, procedimientos y medidas de seguridad conforme a los cuales la Compañía realiza el Tratamiento de datos personales.

ARTÍCULO 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La Política se aplica a todos los datos personales registrados en bases de datos físicas o automatizadas de las que REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. sea Responsable, cualquiera que sea el canal de recolección (sitio web, formularios electrónicos, cotizador, WhatsApp, asistente conversacional, correo electrónico, redes sociales, ferias, visitas técnicas o atención presencial) y aunque el Tratamiento lo realice un Encargado dentro o fuera del territorio nacional. Vincula a los accionistas en lo pertinente, a los miembros de la Junta Directiva, al Representante Legal, a los trabajadores, a los contratistas y a los Encargados que accedan a datos personales administrados por la Compañía.

ARTÍCULO 4. DEFINICIONES. Para la interpretación de esta Política se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015, junto con las siguientes precisiones:

a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.

b) Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento.

c) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d) Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa de su fallecimiento (heredero o legatario).

e) Cookies y tecnologías de seguimiento: archivos o fragmentos de código que el sitio web instala o lee en el dispositivo del Usuario (cookies, píxeles, etiquetas, almacenamiento local) para habilitar funciones, medir el uso o personalizar contenidos.

f) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

g) Dato público: dato que no es semiprivado, privado ni sensible, como los relativos al estado civil, a la profesión u oficio y a la calidad de comerciante o de servidor público.

h) Dato semiprivado: dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento interesa al Titular y a cierto sector o grupo de personas, como los datos financieros y crediticios.

i) Dato privado: dato que, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para el Titular.

j) Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

k) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

l) Incidente de seguridad: violación de los códigos de seguridad o pérdida, robo o acceso no autorizado a información de una base de datos administrada por el Responsable o por su Encargado.

m) Información energética del predio: datos asociados al inmueble y al suministro de energía del Titular —dirección, coordenadas, número de cuenta o Número de Identificación del Usuario (NIU) ante el operador de red, consumos, facturas de energía, características de la cubierta y registros de generación del sistema instalado—, que constituyen dato personal cuando se asocian a una persona natural.

n) Oficial de Protección de Datos Personales: persona designada por el Representante Legal, adscrita al Área Jurídica, que coordina la implementación de esta Política y la atención de consultas y reclamos.

o) Responsable del Tratamiento: persona que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta Política, REA SOLAR.

p) Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

q) Transferencia: envío de datos personales por el Responsable o el Encargado, ubicado en Colombia, a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

r) Transmisión: comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio nacional cuando tiene por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

s) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.

t) Usuario: persona natural que accede, navega o interactúa con el sitio web de REA SOLAR.

ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS. REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. aplica de manera armónica e integral los siguientes principios en todo Tratamiento de datos personales:

a) Legalidad: el Tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a la Ley 1581 de 2012 y a las disposiciones que la desarrollan.

b) Finalidad: el Tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al Titular y acorde con la Constitución y la ley.

c) Libertad: el Tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos no se obtienen ni divulgan sin autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Transparencia: se garantiza al Titular el derecho a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no se publican en internet ni en otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.

g) Seguridad: la información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Confidencialidad: todas las personas que intervienen en el Tratamiento de datos que no tengan la naturaleza de públicos garantizan la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con REA SOLAR COLOMBIA S.A.S..

i) Responsabilidad demostrada: la Compañía está en capacidad de acreditar ante la SIC la implementación de medidas apropiadas, efectivas y verificables para cumplir sus obligaciones.

j) Privacidad desde el diseño y por defecto: todo nuevo canal, formulario, funcionalidad o herramienta tecnológica se concibe recolectando únicamente los datos estrictamente necesarios para la finalidad informada, con la configuración más protectora activada por defecto.

CAPÍTULO II — TRATAMIENTO Y FINALIDADES

ARTÍCULO 6. TRATAMIENTO AL QUE SE SOMETEN LOS DATOS. REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. recolecta, almacena, organiza, usa, consulta, actualiza, rectifica, circula, transmite, transfiere y suprime datos personales, por medios físicos o electrónicos, directamente o a través de Encargados, exclusivamente para las finalidades descritas en esta Política y en la respectiva autorización. Ningún dato se usa para una finalidad distinta sin obtener previamente una nueva autorización del Titular.

ARTÍCULO 7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO SEGÚN LA CATEGORÍA DE TITULAR.

7.1. Usuarios y visitantes del sitio web

a) Permitir la navegación, el funcionamiento técnico y la seguridad del sitio, incluida la prevención de fraude, accesos automatizados (bots) y ataques informáticos.

b) Atender las solicitudes de información, contacto, cotización, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias que el Usuario formule.

c) Medir y analizar el uso del sitio mediante cookies analíticas, únicamente cuando el Usuario las haya aceptado, para mejorar contenidos y servicios.

d) Enviar boletines, contenidos técnicos, invitaciones a eventos y ofertas comerciales de REA SOLAR, únicamente cuando el Usuario lo haya autorizado de manera separada y expresa.

7.2. Clientes potenciales y clientes

a) Evaluar la viabilidad técnica y económica de soluciones de energía solar fotovoltaica, almacenamiento y eficiencia energética, a partir de la información energética del predio suministrada por el Titular.

b) Elaborar propuestas, cotizaciones, dimensionamientos, estudios de sombras y simulaciones de generación, y programar visitas técnicas al inmueble.

c) Celebrar, ejecutar, liquidar y hacer seguimiento a los contratos de suministro, ingeniería, instalación, operación y mantenimiento.

d) Adelantar, en nombre y por cuenta del cliente, los trámites de conexión ante el operador de red, el registro como autogenerador o generador distribuido conforme a la regulación de la CREG, y las solicitudes de certificación de beneficios tributarios para Fuentes No Convencionales de Energía ante la UPME y las autoridades competentes.

e) Expedir facturas electrónicas, gestionar pagos, cartera y obligaciones tributarias y contables.

f) Gestionar garantías de equipos ante fabricantes y distribuidores, atender servicios posventa y realizar el monitoreo remoto del desempeño de los sistemas instalados.

g) Gestionar, con autorización específica del Titular, solicitudes de financiación ante entidades financieras aliadas.

h) Medir la satisfacción del cliente y la calidad del servicio.

i) Enviar información comercial sobre nuevos productos, servicios, mantenimientos y ampliaciones, cuando el Titular lo haya autorizado de manera separada.

7.3. Aspirantes y candidatos

a) Adelantar procesos de reclutamiento y selección, verificar referencias laborales y académicas y aplicar pruebas técnicas pertinentes al cargo.

b) Conservar la hoja de vida para futuros procesos de selección, únicamente cuando el aspirante lo haya autorizado y por el término previsto en el Capítulo IX de esta Política.

7.4. Proveedores, contratistas, subcontratistas y aliados

a) Adelantar procesos de vinculación, evaluación, selección y reevaluación de proveedores y contratistas.

b) Celebrar y ejecutar contratos, gestionar órdenes de compra, pagos, retenciones y obligaciones tributarias.

c) Verificar el cumplimiento de obligaciones en materia de seguridad social, seguridad y salud en el trabajo y trabajo en alturas del personal que ingresa a los proyectos.

d) Consultar listas restrictivas y vinculantes para la prevención del lavado de activos, la financiación del terrorismo y la proliferación de armas de destrucción masiva, cuando proceda.

7.5. Trabajadores, extrabajadores, accionistas, miembros de órganos sociales y visitantes

El Tratamiento de los datos de trabajadores y extrabajadores se rige, además, por las normas laborales y de seguridad social y por el manual interno que la Compañía adopte para tal efecto. Los datos de accionistas y miembros de la Junta Directiva se tratan para el cumplimiento de las obligaciones societarias, de registro y de reporte. Los datos de visitantes de las instalaciones y de los proyectos se tratan para el control de acceso, la seguridad de las personas y bienes y el cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

7.6. Finalidades transversales

a) Atender requerimientos de autoridades administrativas y judiciales en ejercicio de sus funciones legales.

b) Ejercer el derecho de defensa de la Compañía en procesos judiciales, administrativos y arbitrales.

c) Cumplir las obligaciones legales de conservación documental, contable, tributaria y de registro.

d) Gestionar la seguridad de la información y responder a incidentes de seguridad.

ARTÍCULO 8. DATOS RECOLECTADOS A TRAVÉS DEL SITIO WEB. A través de su sitio web, REA SOLAR recolecta únicamente los datos que se indican a continuación, para las finalidades señaladas y previa autorización del Titular otorgada mediante casillas que nunca se encuentran marcadas por defecto:

a) Formulario de contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, ciudad y mensaje, para atender la solicitud del Titular.

b) Cotizador y solicitud de propuesta: nombre, correo electrónico, teléfono, tipo de cliente, ubicación del predio, consumo promedio de energía, tipo de cubierta y, si el Titular decide aportarla, su factura de energía, para dimensionar y cotizar la solución. El suministro de la factura de energía cuenta con una autorización independiente.

c) Trabaja con nosotros: datos de contacto, hoja de vida, formación académica, experiencia laboral y aspiración salarial, para adelantar el proceso de selección. La conservación de la hoja de vida para futuros procesos requiere una autorización adicional y opcional.

d) Registro de proveedores: datos del representante legal y de las personas de contacto, junto con los documentos de la empresa, para su vinculación como proveedor.

e) Boletín electrónico: nombre y correo electrónico, para el envío de contenidos y ofertas, con confirmación de la suscripción a través del correo registrado.

f) WhatsApp y asistente conversacional: número telefónico, nombre y contenido de la conversación, para la atención y orientación comercial del Titular.

g) Peticiones, quejas, reclamos y ejercicio de derechos: identificación, datos de contacto, contenido de la solicitud y soportes, para su trámite.

h) Cookies y tecnologías de seguimiento: identificadores en línea, dirección IP y datos de navegación, en los términos del Capítulo III de esta Política.

ARTÍCULO 9. DATOS SENSIBLES. REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. no solicita datos sensibles a través de su sitio web. Cuando, por excepción, deba tratarlos, como en la gestión de la seguridad y salud en el trabajo, el registro de imágenes de personas o el control de acceso biométrico, observará las siguientes reglas:

a) Informará al Titular que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su Tratamiento ni a responder las preguntas que versen sobre ellos.

b) Informará de forma explícita y previa cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad específica del Tratamiento.

c) Obtendrá autorización explícita, salvo en los casos exceptuados por el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

d) No condicionará ninguna actividad, contrato o servicio al suministro de datos sensibles, salvo que exista una obligación legal o que sean estrictamente necesarios para la ejecución del contrato.

e) Los datos sensibles que el aspirante incluya voluntariamente en su hoja de vida (fotografía, estado de salud, condición de discapacidad, entre otros) no son tenidos en cuenta como criterio de selección y se tratan con acceso restringido al responsable del proceso.

ARTÍCULO 10. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. El sitio web no está dirigido a menores de dieciocho (18) años y REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. no recolecta deliberadamente sus datos. El Tratamiento de datos de menores, cuando excepcionalmente proceda, responderá y respetará su interés superior, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales y contará con la autorización de su representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y a la Sentencia C-748 de 2011. Si la Compañía advierte que ha recolectado datos de un menor sin dichos requisitos, los suprimirá de inmediato.

ARTÍCULO 11. INFORMACIÓN ENERGÉTICA DEL PREDIO. La información energética del predio que el Titular suministre a través del cotizador o durante la relación comercial se trata exclusivamente para dimensionar, cotizar, instalar, conectar, monitorear y mantener el sistema, y para adelantar los trámites regulatorios y tributarios a que se refiere este Capítulo. La factura de energía se recibe únicamente cuando el Titular decide aportarla; la Compañía no exige el número de cédula del Titular en la etapa de cotización. Los registros de generación y consumo obtenidos mediante plataformas de monitoreo remoto se tratan para la operación, el mantenimiento y la garantía del sistema; su uso con fines estadísticos o comerciales se realiza de forma anonimizada o agregada, de manera que no permita identificar al Titular.

ARTÍCULO 12. IMÁGENES, REGISTROS AUDIOVISUALES Y TESTIMONIOS. Las fotografías, videos y tomas aéreas de los proyectos que la Compañía publique en el sitio web y en sus redes sociales no permiten identificar personas, placas de vehículos ni direcciones exactas de inmuebles de propiedad de personas naturales, salvo autorización expresa y escrita del Titular. Los testimonios de clientes solo se publican con autorización previa del cliente sobre el uso de su nombre, imagen y voz, otorgada por escrito, y corresponden a experiencias reales; REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. no publica testimonios ficticios ni atribuidos a personas inexistentes.

ARTÍCULO 13. COMUNICACIONES COMERCIALES. El envío de información comercial y publicitaria por correo electrónico, mensajes de texto, WhatsApp, llamadas o cualquier otro canal exige autorización previa, expresa e independiente de la autorización para atender la solicitud del Titular. Toda comunicación comercial incluye un mecanismo sencillo y gratuito para revocar la autorización. Frente a los consumidores, los contactos se realizan exclusivamente a través de los canales que el Titular haya autorizado, de lunes a viernes entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m. y los sábados entre las 8:00 a. m. y las 3:00 p. m., sin contactos en domingos ni festivos, y con la frecuencia máxima prevista en la Ley 2300 de 2023.

ARTÍCULO 14. INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y TRATAMIENTO AUTOMATIZADO. Cuando REA SOLAR emplee asistentes conversacionales u otras herramientas de inteligencia artificial que traten datos personales, aplicará los lineamientos de la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC, y en particular:

a) Informará al Usuario, desde el primer contacto, que interactúa con un sistema automatizado y le ofrecerá la opción de ser atendido por una persona.

b) Realizará, antes de su puesta en producción, un estudio de impacto de privacidad que identifique los riesgos del sistema y las medidas para mitigarlos, y verificará que el Tratamiento sea idóneo, necesario, razonable y proporcional.

c) No adoptará decisiones que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente al Titular con base exclusiva en un Tratamiento automatizado, sin intervención humana.

d) Exigirá contractualmente al proveedor de la herramienta que no utilice los datos personales de los Titulares para entrenar o mejorar sus modelos, salvo autorización expresa del Titular.

e) Instruirá a sus trabajadores para que no introduzcan datos personales de clientes, trabajadores o terceros en herramientas de inteligencia artificial de uso público no contratadas por la Compañía.

ARTÍCULO 15. INFORMACIÓN FINANCIERA Y CREDITICIA. REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. no consulta ni reporta información financiera, crediticia o comercial de los Titulares ante operadores de información. Si en el futuro lo hiciere, por ejemplo para la evaluación de esquemas de pago a plazos, obtendrá previamente una autorización específica en los términos de la Ley Estatutaria 1266 de 2008, modificada por la Ley 2157 de 2021.

CAPÍTULO III — COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE SEGUIMIENTO

ARTÍCULO 16. USO DE COOKIES. El sitio web www.reasolar.com.co utiliza cookies y tecnologías similares (píxeles, etiquetas y almacenamiento local), que son pequeños archivos o fragmentos de código que se instalan o leen en el navegador o dispositivo del Usuario. Cuando estas tecnologías recolectan datos que identifican o hacen identificable a una persona, como la dirección IP o los identificadores en línea, su uso constituye Tratamiento de datos personales sujeto a la presente Política.

ARTÍCULO 17. CATEGORÍAS DE COOKIES. El sitio web utiliza las siguientes categorías de cookies:

a) Cookies estrictamente necesarias: permiten la navegación, la seguridad del sitio, la protección de los formularios contra accesos automatizados y el registro de las preferencias de cookies del Usuario. Son indispensables para prestar el servicio solicitado y no pueden desactivarse. Su duración no excede de doce (12) meses.

b) Cookies analíticas: miden el número de visitas, las páginas consultadas y el comportamiento de navegación, con el fin de mejorar el sitio. Son provistas por Google Analytics y tienen una duración de hasta dos (2) años. Solo se activan con el consentimiento previo del Usuario.

c) Cookies publicitarias y de redes sociales: miden la efectividad de las campañas de REA SOLAR y permiten mostrar sus anuncios en otras plataformas. Son provistas por Google Ads y Meta y tienen una duración de hasta tres (3) meses. Solo se activan con el consentimiento previo del Usuario.

ARTÍCULO 18. CONSENTIMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE LAS COOKIES. Al ingresar por primera vez al sitio, el Usuario encuentra un aviso que le permite aceptar todas las cookies, rechazar las no esenciales o configurarlas por categoría. Las cookies analíticas y publicitarias no se activan antes de que el Usuario las acepte, y cerrar el aviso o continuar la navegación no equivale a aceptarlas. El Usuario puede modificar o retirar su consentimiento en cualquier momento a través del enlace “Configurar cookies” ubicado en el pie de página del sitio, así como bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador; en este último caso, algunas funciones del sitio pueden no operar correctamente. La elección del Usuario se conserva durante doce (12) meses, al cabo de los cuales se le solicitará nuevamente.

ARTÍCULO 19. PROVEEDORES DE COOKIES DE TERCEROS. La información recolectada por cookies de terceros es tratada por Google LLC y Meta Platforms, Inc., en servidores ubicados en los Estados Unidos de América, país que figura en el listado de países con nivel adecuado de protección de la Superintendencia de Industria y Comercio. REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. configura estas herramientas con la mínima recolección posible y no cruza los datos de navegación con los datos de contacto suministrados en los formularios, salvo autorización del Usuario.

CAPÍTULO IV — AUTORIZACIÓN

ARTÍCULO 20. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, el Tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, obtenida a más tardar al momento de la recolección. La autorización puede constar (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su consentimiento. En el sitio web la autorización se otorga mediante la selección de casillas que nunca estarán marcadas por defecto. El silencio del Titular no constituye en ningún caso una conducta inequívoca.

ARTÍCULO 21. DEBER DE INFORMAR AL TITULAR. Al solicitar la autorización, REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. informa al Titular de manera clara y expresa: (i) el Tratamiento al cual serán sometidos sus datos y su finalidad; (ii) el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes; (iii) los derechos que le asisten como Titular; y (iv) la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable.

ARTÍCULO 22. PRUEBA Y CONSERVACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN. REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. conserva prueba de cada autorización otorgada. Respecto de las autorizaciones otorgadas en el sitio web, el sistema registra, como mínimo: la fecha y la hora, la dirección IP, el formulario o canal utilizado, la versión de la Política y el texto exacto de la autorización aceptada, y las casillas seleccionadas. Estos registros se conservan mientras subsista el Tratamiento y por el término adicional necesario para atender reclamaciones o actuaciones administrativas, y constituyen mensajes de datos con plena validez probatoria en los términos de la Ley 527 de 1999.

ARTÍCULO 23. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN. Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando se trate de: (a) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (b) datos de naturaleza pública; (c) casos de urgencia médica o sanitaria; (d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (e) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Quien acceda a datos personales sin autorización en estos casos cumple igualmente las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

ARTÍCULO 24. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE LOS DATOS. El Titular puede, en cualquier momento, revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, mediante el procedimiento de reclamos previsto en el Capítulo VII. La revocatoria puede ser total o parcial; en este último caso se limita a finalidades determinadas, como el envío de comunicaciones comerciales, y subsiste el Tratamiento para las demás. La solicitud de supresión y la revocatoria no proceden cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, como ocurre durante la vigencia de un contrato o respecto de la información que la Compañía debe conservar por mandato legal. La supresión se realiza de forma segura, de manera que impida la recuperación de la información.

ARTÍCULO 25. DATOS OBTENIDOS DE TERCEROS Y DE FUENTES PÚBLICAS. Cuando REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. reciba datos personales de aliados comerciales, referidos o terceros, exigirá a quien los suministre la acreditación de que cuenta con autorización del Titular para dicha circulación. Los datos de contacto de las personas naturales que representan o trabajan para clientes y proveedores que sean personas jurídicas se tratan exclusivamente para la gestión de la relación comercial con dicha persona jurídica. La consulta de datos públicos, como los que obran en el Registro Único Empresarial y Social (RUES), se limita a la finalidad que justifica la consulta.

CAPÍTULO V — DERECHOS DE LOS TITULARES

ARTÍCULO 26. DERECHOS. De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. y sus Encargados, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo Tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante REA SOLAR COLOMBIA S.A.S.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 27. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS. Los derechos pueden ejercerse por: (a) el Titular, quien acreditará su identidad; (b) sus causahabientes, quienes acreditarán tal calidad; (c) su representante o apoderado, previa acreditación de la representación o del apoderamiento; y (d) por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercen por las personas facultadas para representarlos.

ARTÍCULO 28. GRATUIDAD DEL ACCESO. El Titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. solo podrá cobrar los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos, los cuales no serán superiores a los costos de recuperación del material correspondiente.

CAPÍTULO VI — DEBERES

ARTÍCULO 29. DEBERES DE REA SOLAR COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. En los términos del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. cumple los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado todas las novedades respecto de los datos previamente suministrados.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.

h) Suministrar al Encargado únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

i) Exigir al Encargado, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos en los términos señalados en la ley y en esta Política.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, en especial para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez presentado el reclamo y no haya finalizado el trámite.

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.

ARTÍCULO 30. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO. REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. exige contractualmente a sus Encargados el cumplimiento de los deberes previstos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, así como la adopción de medidas de seguridad, confidencialidad, notificación de incidentes, devolución y supresión de los datos al término del contrato. Ningún Encargado puede tratar los datos para fines propios ni subcontratar el Tratamiento sin autorización previa y escrita de la Compañía.

ARTÍCULO 31. DEBERES DE TRABAJADORES Y CONTRATISTAS. Los trabajadores y contratistas que accedan a datos personales en ejercicio de sus funciones están obligados a: (a) tratarlos únicamente para las finalidades autorizadas y dentro de sus funciones; (b) guardar reserva sobre ellos, aun después de terminado su vínculo; (c) no extraerlos, copiarlos o remitirlos a cuentas o dispositivos personales; (d) reportar de inmediato al Oficial de Protección de Datos Personales cualquier incidente de seguridad o solicitud de un Titular; y (e) asistir a las capacitaciones que programe la Compañía. El incumplimiento de estos deberes constituye falta grave para efectos disciplinarios y contractuales, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales a que haya lugar, incluida la prevista en el artículo 269F del Código Penal.

CAPÍTULO VII — PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS

ARTÍCULO 32. ÁREA RESPONSABLE Y CANALES DE ATENCIÓN. El Área Jurídica, a través del Oficial de Protección de Datos Personales, es la dependencia responsable de la atención de consultas, reclamos y solicitudes de los Titulares. Los Titulares pueden ejercer sus derechos a través de los siguientes canales, sin que se exija formalidad adicional a las previstas en la ley:

• Correo electrónico: comercial@reasolar.com.co

• Correspondencia física: Parque Centro, Bodega 5C, Km 4 Vía Panamericana, Villamaría (Caldas), Colombia, dirigida al Área Jurídica - Protección de Datos Personales.

• Formulario de solicitud disponible en el sitio web www.reasolar.com.co.

• Teléfono: +57 311 764 6359, únicamente para orientación; la solicitud se radica por escrito a través de los canales anteriores.

ARTÍCULO 33. CONSULTAS. El Titular o sus causahabientes pueden consultar la información personal que repose en las bases de datos de REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, antes del vencimiento, los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 34. RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, pueden presentar un reclamo, que se tramitará así:

a) El reclamo contendrá la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer.

b) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

c) Si REA SOLAR no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

d) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

e) El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 35. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD. El Titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante REA SOLAR COLOMBIA S.A.S., conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

ARTÍCULO 36. VERIFICACIÓN DE IDENTIDAD DEL SOLICITANTE. Antes de suministrar información o modificar datos, REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. verificará la identidad del solicitante y, en su caso, su legitimación, mediante mecanismos proporcionados al riesgo de la solicitud, con el fin de prevenir el acceso fraudulento y la suplantación de identidad. La información se entregará exclusivamente a través del canal registrado por el Titular o del indicado en su solicitud, una vez verificada su identidad.

CAPÍTULO VIII — TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS

ARTÍCULO 37. TRANSMISIÓN DE DATOS A ENCARGADOS. REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. puede transmitir datos personales, dentro o fuera del territorio nacional, a proveedores que actúan como Encargados (entre ellos, servicios de alojamiento web y almacenamiento en la nube, correo electrónico, gestión de relaciones con clientes (CRM), mensajería, analítica web, asistentes conversacionales, plataformas de monitoreo de sistemas fotovoltaicos, software contable y de facturación electrónica). Cada transmisión se ampara en un contrato de transmisión que contiene, como mínimo, las obligaciones previstas en la Sección 5 del Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015. Cuando exista dicho contrato, la transmisión no requiere ser informada al Titular ni contar con su consentimiento.

ARTÍCULO 38. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS. REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. solo transfiere datos personales a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos, según el listado contenido en el Título V de la Circular Única de la SIC, que incluye, entre otros, a los Estados Unidos de América y a los Estados miembros de la Unión Europea. La transferencia a países no incluidos en dicho listado solo se realizará cuando el Titular la haya autorizado de manera expresa e inequívoca, cuando se trate de transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y la Compañía, o en los demás casos previstos en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, o previa declaración de conformidad emitida por la SIC.

ARTÍCULO 39. ENTREGA DE INFORMACIÓN A TERCEROS. REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. no vende, alquila ni comercializa bases de datos. Los datos personales solo se suministran a: (a) los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; (b) las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (c) los terceros autorizados por el Titular o por la ley, como el operador de red, la UPME, las entidades financieras elegidas por el cliente y los fabricantes de equipos para la gestión de garantías; y (d) los Encargados, en los términos del artículo anterior.

CAPÍTULO IX — SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y CONSERVACIÓN

ARTÍCULO 40. MEDIDAS DE SEGURIDAD. REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. adopta las siguientes medidas mínimas de seguridad, que se revisan y actualizan periódicamente en función del riesgo:

a) Técnicas: cifrado de las comunicaciones del sitio web mediante protocolo HTTPS con certificado TLS vigente; mecanismos antibots en los formularios; actualización permanente del gestor de contenidos, sus complementos y servidores; cortafuegos de aplicación web; copias de respaldo cifradas y periódicas; autenticación multifactor para las cuentas administrativas del sitio, del correo y del CRM; registro de accesos y eventos; y almacenamiento de los adjuntos de los formularios fuera del directorio público del servidor.

b) Administrativas: inventario actualizado de bases de datos; asignación de roles y privilegios mínimos; procedimientos de alta y baja de usuarios; gestión contractual de Encargados; y auditoría anual del cumplimiento de esta Política.

c) Humanas: cláusulas de confidencialidad en los contratos de trabajo y de prestación de servicios; capacitación anual en protección de datos; y lineamientos de escritorio y pantalla limpios.

ARTÍCULO 41. GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD. REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. cuenta con un procedimiento de detección, contención, evaluación y respuesta a incidentes de seguridad. REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. reporta a la Superintendencia de Industria y Comercio los incidentes que comprometan datos personales dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que sean detectados y puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos, e informa a los Titulares afectados cuando el incidente pueda generar riesgo para sus derechos, indicándoles las medidas de protección que pueden adoptar.

ARTÍCULO 42. TÉRMINOS DE CONSERVACIÓN. Los datos personales se conservan únicamente durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su Tratamiento, atendiendo las disposiciones aplicables a la materia y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Cumplidas las finalidades, los datos se suprimen o se anonimizan de forma irreversible, sin perjuicio de su conservación cuando así lo exija el cumplimiento de una obligación legal o contractual:

a) Solicitudes de contacto y cotización que no se conviertan en contrato: veinticuatro (24) meses contados desde la última interacción con el Titular.

b) Clientes: vigencia de la relación contractual y de las garantías, más diez (10) años, en atención al artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y al artículo 60 del Código de Comercio.

c) Proveedores y contratistas: vigencia de la relación contractual más diez (10) años.

d) Aspirantes no seleccionados: doce (12) meses desde el cierre del proceso, cuando el aspirante autorizó la conservación de su hoja de vida; en caso contrario, sus datos se suprimen al cierre del proceso.

e) Suscriptores del boletín: hasta la revocatoria de la autorización o hasta veinticuatro (24) meses de inactividad.

f) Conversaciones de WhatsApp y del asistente conversacional: doce (12) meses, salvo que se integren a la gestión de una relación contractual.

g) Registros de autorizaciones y de atención de solicitudes de Titulares: mientras subsista el Tratamiento y tres (3) años adicionales, término de caducidad de la facultad sancionatoria previsto en el artículo 52 de la Ley 1437 de 2011.

h) Registros de seguridad del sitio web: doce (12) meses.

i) Cookies: el plazo indicado para cada categoría en el Capítulo III de esta Política.

CAPÍTULO X — DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 43. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS. De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 090 de 2018, REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. inscribe sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y mantiene actualizada dicha inscripción en los términos y plazos que fije la Circular Única de esa entidad, cuando se encuentre obligada a ello.

ARTÍCULO 44. PROGRAMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE DATOS PERSONALES. REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. implementa un programa integral de gestión de datos personales, liderado por el Oficial de Protección de Datos Personales, que comprende el inventario de bases de datos, la evaluación de riesgos, la gestión de Encargados, la capacitación del personal, la atención de Titulares, la gestión de incidentes y una auditoría anual de cumplimiento.

ARTÍCULO 45. MODIFICACIONES. REA SOLAR COLOMBIA S.A.S. puede modificar esta Política en cualquier momento. Los cambios sustanciales relacionados con la identificación del Responsable o con la finalidad del Tratamiento se comunicarán a los Titulares de forma previa a su implementación, mediante publicación en el sitio web y, cuando se disponga de él, por correo electrónico. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento, se obtendrá una nueva autorización del Titular.

ARTÍCULO 46. VIGENCIA. La presente Política rige a partir del cinco (5) de octubre de 2026, fecha de su publicación en el sitio web www.reasolar.com.co. Las bases de datos estarán vigentes durante el tiempo en que se mantengan las finalidades del Tratamiento descritas en esta Política y en los términos de conservación previstos en ella.

Última actualización: 5 de octubre de 2026.